BNB et RGPD : Faut-il mentionner les informations sur les administrateurs ?

Protection des données professionnelles : la CJUE confirme l’application du RGPD aux administrateurs

La Cour de justice de l’Union européenne a récemment confirmé que les données professionnelles des administrateurs de sociétés — noms, signatures, adresses e‑mail, numéros de téléphone — relèvent pleinement du champ d’application du RGPD.
Cette décision, issue d’une affaire tchèque liée à l’achat de tests COVID, a des répercussions directes pour les entreprises et les autorités publiques dans toute l’Union européenne, y compris en Belgique.

Implications pour les entreprises et les autorités publiques

Les entreprises et les entités publiques doivent redoubler de vigilance lorsqu'elles demandent ou communiquent des documents contenant des données à caractère personnel. Les coordonnées professionnelles des administrateurs bénéficient du même niveau de protection que les données personnelles, même lorsque les personnes concernées agissent dans un cadre purement professionnel.

Mesures à prendre

1. Vérification des documents : Toute entité publique fournissant des documents au nom du gouvernement doit vérifier si ces documents contiennent des données personnelles. Si ces documents concernent des personnes physiques représentant une personne morale, les règles du RGPD s'appliquent.
2. Consultation préalable : En principe, les personnes concernées doivent être informées ou consultées au préalable, sauf si cela s'avère impossible dans la pratique.
3. Protection des données : Les entreprises doivent protéger les données personnelles de leurs représentants même dans un cadre professionnel.

Effets sur les entreprises

1. Vigilance accrue : Les entreprises doivent redoubler de vigilance lorsqu'elles traitent des documents contenant des données personnelles des administrateurs.
2. Révision des procédures : Les organisations doivent revoir leurs procédures de demande d'information et de partage de documents pour garantir la conformité avec le RGPD.
3. Consultation préalable : Les entreprises doivent informer ou consulter les administrateurs avant de partager leurs données personnelles, sauf si cela est impraticable.
4. Protection des données : Les entreprises doivent protéger les données personnelles de leurs représentants même dans un cadre professionnel.
5. Impact sur la transparence : La transparence doit être équilibrée avec la protection des données personnelles, ce qui peut nécessiter des ajustements dans les pratiques de communication.

Ce document met en lumière l'importance de la protection des données personnelles des administrateurs de sociétés et les mesures que les entreprises et les autorités publiques doivent prendre pour se conformer au RGPD.

On vous conseille donc de faire signer dans votre lettre de mission, la possibilité d’utiliser les données personnelles dans le cadre de votre mission et plus particulièrement dans le cadre de l’établissement des comptes annuels.

Manon GUIOT
REMON&Co Srl
Réviseurs d’Entreprises