La facturation électronique via PEPPOL

À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique dans le cadre de leurs échanges B2B. 

Cette réforme vise à moderniser les échanges commerciaux tout en luttant contre la fraude à la TVA. Le canal utilisé ? PEPPOL, une infrastructure sécurisée déjà adoptée dans plusieurs pays européens. 

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures électroniques lorsqu’elles traitent avec d’autres entreprises. Certaines exceptions existent cependant : les entreprises qui exercent uniquement des activités exonérées de TVA (article 44 du Code de la TVA), celles relevant du régime forfaitaire (article 56, applicable jusqu’en 2028), ainsi que les opérations avec des particuliers (B2C).

PEPPOL : un canal de transmission, pas un cloud

Contrairement à une idée reçue, PEPPOL n’est pas une plateforme d’hébergement ou de stockage, mais un réseau de transmission de documents structurés, à l’image d’un service de messagerie électronique. Il permet à deux entités, utilisant des logiciels différents, d’échanger des factures dans un format standardisé, sécurisé et lisible automatiquement.

Concrètement, PEPPOL agit comme un "canal" de communication entre votre logiciel de facturation et celui de votre client. Il assure l’envoi, la réception et la validation technique du document, mais ne conserve pas les factures.

Un format standardisé : le XML

Les documents échangés via PEPPOL sont au format XML, plus précisément selon le modèle Peppol BIS Billing 3.0, conforme à la norme européenne EN 16931.
Ce format est conçu pour être lu automatiquement par les systèmes comptables, mais il peut également être présenté sous une forme lisible (PDF ou aperçu visuel) à l'utilisateur final.

Ainsi, même si la facture "physique" semble familière (présentation en PDF), le cœur de l’échange repose sur une structure de données.

Un point d’accès obligatoire

Pour échanger des factures via PEPPOL, vous devez disposer d’un point d’accès certifié. Celui-ci peut être intégré à votre logiciel comptable ou fourni par un prestataire agréé.

Ce point d’accès joue un rôle crucial : il encode, valide, transmet et reçoit les documents de manière conforme aux exigences techniques du réseau PEPPOL. Sans point d’accès, impossible d’échanger sur ce canal.

Obligations légales et archivage

À partir de 2026, l’envoi de factures en format PDF ou papier ne sera plus suffisant ni conforme dans un contexte B2B. Seules les factures électroniques structurées transmises via PEPPOL seront acceptées par l’administration fiscale.

Par ailleurs, une facture PEPPOL est considérée comme une pièce comptable à part entière, et doit être archivée et conservée conformément aux règles en vigueur.
L’avis CNC 2016/22 précise d’ailleurs que toute comptabilité informatisée doit garantir la sauvegarde (back-up) régulière et sécurisée des documents, y compris les factures électroniques.

Quentin Van Emelen

Collaborateur